Hai l’impressione che nella tua organizzazione ruoli e responsabilità non siano chiari?
Ti sei accorto che le informazioni non viaggiano in maniera efficiente?
Lo strumento che fa al caso tuo è la Matrice RACI.
Fondamentale nel contesto del Project Management, la RACI si adatta con grande facilità a ogni situazione nella quale si renda necessario assegnare dei compiti.
E sì, se stai pensando di esserti imbattuto nell’ennesimo acronimo di origine anglosassone (PDCA, SMART e naturalmente DMAIC, hai ragione.
Qual è il significato di Matrice RACI?
Ogni lettera dell’acronimo descrive il rapporto tra un’attività e una persona (o un insieme di persone, un ufficio, etc.):
- Responsible: traducendo ‘responsabile’ rischia di creare confusione con la successiva lettera dell’acronimo. Identifica chi svolge l’attività o, nel caso decida di assegnarla ad altri, rimane comunque responsabile dell’esecuzione.
- Accountable: anche qui si potrebbe tradurre con responsabile, ma non tanto dell’esecuzione, quanto del risultato dell’attività. È il referente, chi ne risponde, chi dovrà renderne conto. Generalmente è una figura di alto livello all’interno dell’organizzazione (o del progetto) ed è funzionalmente legata all’attività. Anche per questo, mentre si può immaginare che Responsible sia usata al plurale, esiste un solo Accountable.
- Consulted: è la persona che deve essere consultata. Ha competenze specifiche e può essere una risorsa interna o esterna. A volte necessita di essere attivata per un determinato snodo dell’attività, o appena prima che il deliverable venga consegnato, in altre occasioni segue chi è Responsible in ogni fase.
- Informed: anche in questo caso l’impressione non inganna. Si tratta di chi deve essere informato, in alcuni casi dello stato di avanzamento dell’attività, in altri delle scelte operate o dei risultati ottenuti.
Perché utilizzare la Matrice RACI?
Innanzitutto per fare chiarezza.
È lo strumento ideale per fugare i dubbi in merito a quali siano i diritti e i doveri (onori e oneri) che spettano a ognuno.
Inoltre è uno strumento brillantemente trasversale e facilmente adattabile alle necessità del momento.
Può infatti variare grado di dettaglio a seconda delle esigenze: funziona sia che si inseriscano una sfilza di singoli task, sia a livello macro quando definisce i ruoli di progetti complessi.
Infine è semplice, intuitivo e facile da consultare.
Si presenta come una tabella nella quale una dimensione è occupata dalle varie attività e l’altra dalle persone che, a diverso titolo, saranno coinvolte.
Per semplificare, niente di meglio di un esempio pratico (volutamente discutibile) di Matrice RACI:
| Presidente | G.Manager | Allenatore | Vice Allenatore | Dirigente accompagn. | Preparatore atletico | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Definire strategia | A | R | C | C | I | I |
| Pianificaz. allenamenti | I | I | A | C | C | R |
| Acquisto giocatori | A | R | C | C | I | I |
| Preparazione fisica | I | I | C | R | I | A |
| Organizzaz. Trasferte | I | A | C | I | R | I |
Definizione
La Matrice RACI è uno strumento finalizzato a facilitare la gestione di attività o progetti attraverso la chiara assegnazione di ruoli e responsabilità. Definendo la mansione di ogni persona coinvolta, evita che si generino ambiguità e, di conseguenza, conflitti. Il nemico che la Matrice RACI promette di sconfiggere è l’incertezza, che a seconda delle situazioni può creare sovrapposizioni (due persone svolgono la medesima attività) o immobilismo (nessuno se ne occupa).
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I vantaggi della Matrice RACI
- Chiarezza: definisce chi è chiamato a occuparsi dell’attività e chi deve assumersene la responsabilità, chi ha il diritto di monitorarla e chi ha il dovere di rispondere dei risultati, chi deve essere consultato e tutti coloro che meritano di essere informati. Riducendo le ambiguità, le inutili e dispendiose cacce al colpevole vengono sostituite da una lucida valutazione delle falle del processo. Inoltre, allontanando i rischi connessi alla confusione interpretativa, si riduce la corsa all’alibi ad essa collegata.
- Gestione efficiente del personale: favorisce una corretta distribuzione degli oneri lavorativi e delle responsabilità, evidenziando eventuali sovraccarichi o sottoutilizzi (quello che il Lean Thinking definisce spreco del talento). Questo produce effetti benefici anche sulla motivazione delle persone e sulla qualità del clima aziendale.
- Valutazione del personale: quando l’assegnazione dei compiti non lascia spazio a dubbi e incomprensioni, diventa molto più semplice misurare le prestazioni delle risorse e confrontarsi con esse in merito al loro operato.
- Comunicazione efficace: uno degli aspetti che più mette in crisi l’efficienza delle comunicazioni aziendali è l’incertezza dei ruoli e delle responsabilità. Quando su questi aspetti la nebbia di dirada, le incomprensioni tendono a svanire. Per questo la Matrice RACI è utile ad alti livelli, ma forse ancor di più nell’agevolare la gestione delle piccole attività quotidiane.
- Collaborazione: promette di contrastare la tendenza a nascondere le informazioni e la resistenza a una corretta condivisione delle stesse. In senso più ampio, previene la propensione a lavorare a compartimenti stagni (nel gergo anglosassone nota come Silo Mentality) e questa è l’anticamera di una proficua cooperazione.
- Gestione dei conflitti: come conseguenza di tutti i punti precedenti, contrasti e divergenze vengono prevenuti, o al limite risolti rapidamente e in modo efficace. Aggredendo alla radice le principali fonti di incomprensioni e malintesi, la possibilità che emergano conflitti viene ridotta ai minimi termini.
Questi vantaggi determinano un efficientamento generale che a cascata raggiunge ogni aspetto della vita dell’organizzazione.
Se ne giova il monitoraggio, perché si sa sempre dove guardare e a chi chiedere le informazioni necessarie.
Più di ogni altro reparto, trae giovamento la pianificazione, che può affidarsi a parametri concreti per facilitare il corretto flusso del lavoro e un’ideale gestione del tempo di tutte le persone coinvolte.
Procedura per la compilazione della Matrice RACI
- Definire gli obiettivi e i deliverable utili al perseguimento degli stessi.
- Identificare tutte le attività necessarie al raggiungimento dei risultati richiesti.
- Elencare le persone che possono essere coinvolte nel progetto (e in quale misura possano essere chiamate in causa).
- Creare una tabella con le attività come righe e le persone come colonne (la prima riga è, di conseguenza, occupata dai nomi delle persone, mentre la prima colonna è dedicata alla lista delle attività).
- Associare, per ogni attività, i quattro ruoli alle persone che sono maggiormente indicate per svolgerli.
- Verificare che non vi siano casi di sovraccarico o sottoutilizzo ed, eventualmente, correggere le situazioni critiche.
- Verificare che il flusso di lavoro sia efficiente (evitare il rischio che la stessa persone debba affrontare contemporaneamente due o più attività).
- Condividere la Matrice RACI con il gruppo di lavoro spiegando la ragione delle scelte fatte e ascoltando eventuali richieste di modifica (coinvolgimento come parte integrante della Cultura Aziendale.
- Approvare la versione definitiva e dare il via alle attività.
- Monitorare il progresso delle attività affrontando le criticità che dovessero emergere.
- Aggiornare la Matrice RACI ogniqualvolta si rendesse necessario.
Matrice RACI: un piccolo strumento dal grande potenziale
La Matrice RACI può sembrare tanto semplice da risultare quasi banale, ma proprio in questo si nasconde la sua grandezza.
È facile da compilare e da comprendere, mette ogni cosa in chiaro e nella giusta prospettiva, non lascia il minimo spazio alle incomprensioni.
In sostanza aggredisce tutti i principali mali che debilitano le organizzazioni.
Lavorare a compartimenti stagni, nascondere le informazioni, sovraccaricare alcune risorse e sotto-utilizzarne altre, nascondere i problemi sotto il tappeto e trasformare piccole incomprensioni in enormi criticità: se utilizzata nella maniera corretta, la RACI è un’arma potentissima contro la tossicità che troppo spesso rende invivibile la quotidianità aziendale.
