L’acronimo riassume le 4 fasi di quello che probabilmente è il più noto metodo di gestione finalizzato al miglioramento continuo della qualità.

Plan, Do, Check, Act, che in italiano diventano Pianifica, Esegui, Verifica e Agisci.

L’oggetto della metodologia è quanto mai ampio e può variare dai processi ai prodotti, passando per i servizi.

La teoria parte dal presupposto che migliorare la qualità non comporti un aumento delle spese, ma al contrario ne determini la diminuzione. Ad aumentare, insieme alla qualità, sono invece produttività e quota di mercato.

Alle origini del Ciclo di Deming

l nome del metodo deriva da un classico esempio di allievo che supera il maestro, se non altro in termini di celebrità.

La base delle teorie sviluppate dall’ingegnere statunitense William Edwards Deming, infatti, si fonda sul pensiero innovativo del connazionale Walter Shewhart.

A quest’ultimo si devono il concetto di controllo statistico dei processi, le carte di controllo, la distinzione tra cause comuni e speciali di variabilità, nonché il noto ciclo PDCA (che Deming chiamava Ciclo di Shewhart).

Negli Anni Quaranta del XX secolo, Deming era noto per altri studi. Fu il suo algoritmo di adattamento proporzionale iterativo (metodo Deming-Stephan) ad aprigli le porte del Giappone.

Le tecniche di campionamento che aveva disegnato per il censimento degli Stati Uniti, infatti, gli regalarono una certa fama e, dopo la fine della II Guerra Mondiale, venne inserito nel comitato per l’organizzazione del censimento del Giappone occupato.

Fu però il ruolo di formatore dell’élite industriale nipponica che lo consegnò alla storia. In questa veste diffuse le teorie di Shewhart, che in Giappone ottennero immediato successo.

Per descriverne l’impatto basti ricordare che nel 1960 il Primo Ministro Nobusuke Kishi, in nome dell’Imperatore Hirohito, conferì a Deming il prestigioso Ordine del Sacro Tesoro di II Classe.

a motivazione dell’onorificenza recitava ‘in riconoscimento del fondamentale contributo alla rinascita dell’industria giapponese’.

Le teorie di Shewhart, brillantemente rilette e aggiornate da Deming, influenzarono a tal punto il mondo industriale giapponese, da meritare un posto di rilievo nelle premesse ideologiche della Lean Manufacturing e del Toyota Production System.

In patria, almeno inizialmente, le sue teorie non ebbero la stessa fortuna. Per ottenere un riconoscimento dal Governo americano avrebbe dovuto attendere il 1987, quando il Presidente Ronald Reagan lo insignì con la National Medal of Technology.

Le fasi del Ciclo di Deming

Il miglioramento continuo della qualità, secondo la versione più diffusa del metodo, passa attraverso quattro fasi:

  • Pianificazione: dopo aver analizzato cosa non funziona nel processo, viene definito il percorso necessario per raggiungere i traguardi prefissati. Presume la determinazione degli obiettivi strategici, l’analisi della situazione attuale e l’individuazione delle opportunità di miglioramento, nonché la scelta delle procedure da seguire.
  • Esecuzione: tutto ciò che è stato pianificato nella fase precedente, viene messo in essere. Per facilitare la corretta esecuzione delle nuove pratiche, è necessaria una fase di formazione del personale. La gestione del cambiamento non si limita agli aspetti pratici, ma favorisce il coinvolgimento delle risorse per ridurre il rischio di resistenze.
  • Verifica: i dati relativi al processo sono monitorati per controllare l’effettiva corrispondenza tra le aspettative della fase di pianificazione e i risultati ottenuti. Generalmente emerge la necessità di qualche correttivo per adattare le procedure alla luce delle risposte del processo.
  • Azione: le azioni correttive individuate nella fase precedente vengono implementate. Da un lato sono standardizzate le nuove procedure, dall’altro le conoscenze acquisite diventano l’input per una nuova fase di pianificazione. Quello che potrebbe sembrare l’atto conclusivo della metodologia, genera le premesse perché il ciclo riprenda.

Il PDCA è un percorso rigoroso che risulta particolarmente efficace quando, individuate alcune possibili soluzioni, risulti fondamentale testarle su piccola scala per facilitare la scelta.

Il metodo in 3 parole? Statistico, sperimentale, iterativo.

L’evoluzione verso il P.D.S.A.

Dopo la lunga e fruttuosa esperienza giapponese, negli Anni Ottanta finalmente Deming riuscì ad attirare l’attenzione dell’industria statunitense, che nel frattempo stava precipitando sotto i colpi del miracolo nipponico.

In patria ha ridefinito il metodo, sostituendo l’espressione ‘check’ con ‘study’, da cui il nuovo acronimo PDSA.

La scelta terminologica evidenzia la volontà di non limitarsi alla verifica delle soluzioni implementate, ma di prevedere i risultati. L’esigenza era quella di ribadire la superiorità dell’analisi (solide teorie) rispetto all’accertamento pratico (ispezioni), promuovendo un approccio proattivo e non solamente reattivo.

Quali sono le principali differenze tra il Ciclo di Deming e il Ciclo D.M.A.I.C.?

L’altra celebre ruota del miglioramento continuo è nota come DMAIC.

Come il PDCA (o PDSA) è un metodo di Problem Solving sistematico che alterna strumenti quantitativi e qualitativi.

Una differenza tra le due tecniche salta all’occhio immediatamente: come suggerito dall’acronimo, le fasi del DMAIC sono 5:

  • Define
  • Measure
  • Analyze
  • Improve
  • Control

La fase in più è figlia di una maggiore attenzione alla definizione del problema (che viene scomposta addirittura in 3 momenti), alla ricerca della causa radice e nel valore centrale assegnato alla misurazione.

Conta ciò che si può contare, misura ciò che è misurabile e rendi misurabile ciò che non lo è

Galileo Galilei

L’altro elemento di distinzione, il più rilevante, è rappresentato dalla maggiore complessità del sistema DMAIC e degli strumenti che utilizza. Per questo il PDCA è preferibile quando è noto l’ambito delle possibili soluzioni, mentre il DMAIC è ideale in contesti di particolare complessità. Non a caso, il secondo è la base della metodologia Six Sigma.

Anche in termini di personale impiegato nei progetti di miglioramento esiste una differenza. Il Six Sigma suggerisce infatti una struttura aziendale specializzata e dedicata ai progetti stessi, in cui almeno una parte delle risorse investe nel miglioramento tutto il proprio tempo.

In quali campi è possibile applicare il ciclo di Deming?

Risolvere i problemi, migliorare un processo, aumentare la qualità di un prodotto o di un servizio, ma anche ridurre tempi e costi di lavorazione, aumentare la produttività, investire sulla crescita delle risorse umane o gestire una catena di fornitura.

Per quanto rigoroso e strutturato, il PDCA è un metodo di gestione trasversale e flessibile che si può applicare ai più svariati ambiti del mondo aziendale.