Ridurre gli sprechi, la variabilità e le non conformità, rispettando tempi e budget: questo è ciò che ti garantisce l’unione di Lean Six Sigma e Project Management.
Quando si parla di Problem Solving le due metodologie possono essere presentate come alternative, ma è nell’integrazione che mostrano il proprio profilo migliore.
Del resto l’obiettivo è comune e le funzionalità spesso risultano complementari:
- il Lean Six Sigma utilizza strumenti e tecniche analitiche (mappatura del valore, analisi statistica) per identificare e risolvere problemi nei processi,
- il Project Management fornisce il framework per pianificare, eseguire e monitorare le iniziative di miglioramento, assicurando che i progetti Lean Six Sigma siano completati nei tempi e nei budget previsti.
Le similitudini in tema di approccio sono evidenti:
- con la metodologia Lean Six Sigma, ogni iniziativa di miglioramento è gestita come un progetto a sé stante, con struttura di governance e pianificazione tipiche del Project Management.
- l’approccio di gestione di progetto garantisce che le attività finalizzate al miglioramento siano coordinate, che le risorse siano allocate correttamente e che gli obiettivi siano raggiunti in modo sistematico.
Inoltre, chiunque comprenda il significato del Lean Six Sigma, sarà inevitabilmente attratto dal linguaggio del Project Management e viceversa.
Quando combinati, il Lean Six Sigma fornisce le tecniche di analisi e miglioramento, mentre il Project Management assicura che tali iniziative siano pianificate, eseguite e controllate efficacemente.
A chi viene in contatto con entrambe le metodologie, l’integrazione appare come l’unica soluzione logica.
Definizione di Project Management
Il Project Management è l’insieme di strumenti e tecniche utilizzati per pianificare, organizzare, dirigere e controllare le risorse (umane, materiali e finanziarie) al fine di raggiungere obiettivi specifici in linea con le aspettative degli stakeholder entro limiti di tempo, costo e qualità definiti. Generalmente si presume che le attività siano temporanee e che il progetto abbia carattere di unicità.
Le fasi principali del Project Management
Come espresse dal PMBOK (Project Management Body of Knowledge) le fasi del Project Management sono:
1. Avvio:
- Definizione del progetto e delle ragioni che lo ispirano
- Analisi di fattibilità
- Identificazione degli stakeholder e dei rispettivi interessi
- Stesura del Project Charter
2. Pianificazione:
- Redazione e approvazione del Piano di Progetto e dei documenti collegati (ambito e finalità, budget, tempi, vincoli, ruoli e responsabilità, dettaglio delle attività da svolgere, analisi dei rischi)
- Redazione e approvazione del Piano di Comunicazione
- Previsione degli strumenti di monitoraggio e controllo
3. Esecuzione:
- Implementazione delle attività secondo le indicazioni del Piano di Progetto (correzioni se necessarie)
- Coordinamento, formazione e motivazione dei componenti del team
- Aggiornamento degli stakeholder secondo le previsioni del Piano di Comunicazione
4. Monitoraggio e Controllo:
- Monitoraggio dello stato di avanzamento delle attività e gestione di eventuali discrepanze rispetto al piano
- Verifica che risultati e costi rispecchino le previsioni
- Gestione di eventuali rischi sfuggiti o volontariamente omessi in fase di previsione
5. Chiusura:
- Consegna dei frutti del Progetto
- Valutazione della performance collettiva e di quelle individuali (specificando i progressi in termini di competenze hard e soft)
- Aggiornamento della documentazione con particolare attenzione per le lessons learned
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Cosa fa il Project Manager?
I compiti del Project Manager sono numerosi e variegati, tutti orientati al coordinamento delle attività necessarie a conseguire l’obiettivo del progetto.
Due elementi chiave del suo operato sono la comunicazione e l’integrazione.
Un buon piano di comunicazione è in grado di raccogliere le informazioni in merito alle aspettative di tutti gli stakeholder, a cominciare da quelle del team di progetto.
Tra le responsabilità del Project Manager vi è anche la facilitazione delle comunicazioni tra le varie parti coinvolte nel progetto, nonché la risoluzione di eventuali conflitti emersi.
Spetta al Project Manager assicurare che tutte le parti lavorino in modo armonico.
Come si può evincere, gli oneri in tema di comunicazione sono strettamente collegati a quelli in termini di integrazione. Quest’ultimo concetto può essere riassunto attraverso la capacità di coordinare e unificare tutte le componenti del progetto per assicurare che lavorino insieme in modo efficace.
L’integrazione si estrinseca tramite:
- la definizione di un piano di progetto coerente e completo,
- la gestione delle interdipendenze tra le diverse attività e tra le diverse risorse,
- la gestione delle conseguenze determinate dalle modifiche apportate durante l’esecuzione.
Il successo di un progetto dipende in gran parte dalla capacità del Project Manager di integrare tutte le componenti in modo coerente e sinergico.
In senso più ampio, l’integrazione può essere considerata la costante che accompagna, non solo comunicazione, gestione del team e dei cambiamenti, ma ogni funzione del PM, ossia:
- pianificazione tramite la creazione di un piano dettagliato che includa le attività da svolgere, le tempistiche, le risorse necessarie e i costi;
- organizzazione delle risorse umane, materiali e finanziarie;
- gestione dei rischi, identificandoli e sviluppando strategie di mitigazione;
- monitoraggio e controllo dello stato di avanzamento del progetto rispetto al piano, monitorando le performance e intervenendo in caso di deviazioni;
- chiusura del progetto, documentandone i risultati e traendo insegnamenti utili in vista dei futuri progetti.
Quali competenze deve avere un Project Manager?
Alla luce del complesso lavoro che lo attende, è facile intuire come le competenze richieste al Project Manager siano molteplici e di non facile reperimento.
In particolare un PM, oltre alle tecniche metodologiche specifiche del ruolo, deve costantemente lavorare per migliorare in termini di:
- leadership, per guidare il team e motivarne i membri, ma anche per essere credibile agli occhi degli altri stakeholder;
- decision making, per affrontare con sicurezza gli imprevisti che puntualmente emergeranno a prescindere dall’attenzione con cui è stato pianificato il progetto;
- problem solving, logicamente collegato al precedente, con l’aggravante di dover affrontare un problema e non semplicemente un bivio;
- gestione del tempo (, non solo quello del progetto, ma anche e soprattutto il proprio;
- comunicazione efficace, da sviluppare all’interno del progetto e verso l’esterno;
- gestione del cambiamento, che inevitabilmente arriverà in dote con le innovazioni dettate dal progetto;
- gestione dei rischi, compresi quelli per cui inizialmente non era stata prevista alcuna azione di prevenzione o mitigazione;
- pianificazione e organizzazione, che deve essere, da un lato, dettagliata ai limiti della rigidità, ma dall’altro anche flessibile qualora la situazione lo richieda;
- negoziazione, perché ogni stakeholder porta in dote una visione che andrà conciliata con quelle degli altri, oltre che con le necessità del progetto.
I vantaggi del Project Management
Il principale vantaggio connesso al Project Management è legato alla pianificazione. Sin dalla chiara definizione degli obiettivi, questa metodologia facilita una gestione strutturata del progetto.
Pianificare significa identificare gli stakeholder coinvolti, gli interessi correlati e gli strumenti comunicativi ideali per tenerli aggiornati, razionalizzare la suddivisione del lavoro, stimare tempi e costi con un alto grado di attendibilità, prevedere i rischi e ammortizzarne le ricadute.
Grazie alla pianificazione, il progetto è organizzato, le risorse ottimizzate, il monitoraggio efficace tanto da permettere correttivi tempestivi se e quando emergerà la necessità.
Effetto collaterale tutt’altro che trascurabile sarà lo sviluppo delle competenze dei componenti del team: metodologie, strumenti e best practice condivise entreranno a far parte del bagaglio di ogni componente, promuovendone la crescita professionale.
Lungi dall’essere un controsenso, un’organizzazione capace di scendere in profondità fino al dettaglio, è anche più flessibile, capace di adattarsi ai cambiamenti imprevisti, mantenendo il progetto sotto controllo.
Infine, un aspetto inevitabilmente connaturato al Project Management è la tracciabilità: la metodologia pretende minuziosa documentazione e ciò favorisce la creazione di una memoria condivisa utile all’apprendimento (lesson learned) e al fine di future analisi.
In sintesi, il Project Management garantisce gli strumenti per pianificare, organizzare e controllare le risorse e le attività in modo efficace, così da poter raggiungere gli obiettivi stabiliti con il budget ed entro i tempi previsti. Questo approccio consente di migliorare l’efficienza, ridurre i rischi, garantire la qualità del risultato finale e aumentare le probabilità di successo del progetto.
A chi si rivolge il Project Management?
L’ovvio destinatario di un percorso di apprendimento della metodologia di Project Management è chiunque abbia la responsabilità di gestire progetti. In senso più ampio sono interessati tutti quei professionisti che desiderino migliorare le proprie competenze in tema di pianificazione, esecuzione e monitoraggio.
Sicuramente dirigenti e manager di alto livello, che grazie agli strumenti del Project Management miglioreranno nell’attività di delega e supervisione del team, facilitando il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
A maggior ragione il discorso vale per gli imprenditori e per chi abbia in animo di lanciare una startup, in ragione della necessità di pianificare e gestire progetti di sviluppo di prodotti, marketing o altre iniziative strategiche.
In generale, chiunque abbia l’ambizione di arricchire il proprio profilo professionale e migliorare le possibilità di impiego, troverà nel Project Management un alleato prezioso.
