Nell’era dell’ottimizzazione, la Gestione del Tempo è entrata prepotentemente nella Top Five delle competenze più ambite.
Ma cosa significa Time Management?
Quali sono le qualità necessarie a gestire profittevolmente il tempo in azienda e nella vita privata?
Esistono realmente strumenti che permettono di combattere la naturale inefficienza che caratterizza la maggioranza del genere umano?
Per rispondere a queste domande bisogna partire da una distinzione: da una parte c’è il Self Management e dall’altra c’è il Time Management.
Il primo passo è separare i fattori che determinano la nostra inefficienza in esterni e interni, perché quelli endogeni (la maggior parte) meritano un’analisi a parte.
È importante anche capire l’origine di questa improvvisa necessità:
- ho la sensazione di utilizzare male il tempo?
- desidero gestirlo diversamente?
- perché non ho ancora modificato le abitudini che considero dannose?
Ammesso di aver chiaro il ‘cosa’ e prima di addentrarci nel ‘come’, urge stabilire ‘chi’ e ‘perché’ (vuole che cambiamo).
Cambiare è difficile anche quando ci credi, figuriamoci se risulta imposto!
Time Management: significato
Definizione: la Gestione del Tempo è il frutto dell’insieme di procedure finalizzate a pianificare le attività da svolgere, perlopiù ispirate dall’ambizione di migliorare efficienza e produttività.
Inizia il tuo percorso verso l’eccellenza operativa
Le tecniche di Time Management più apprezzate
- La matrice di Eisenhower
- La tecnica del Pomodoro
- Eat the Frog (ABCDE)
- Getting Things Done
- The Focus Funnel
La Matrice di Eisenhower
Ispirata dal pensiero dell’indimenticato Comandante dello Sbarco in Normandia e al suo nome intitolata, questa matrice può essere considerata la madre di ogni altra tecnica.
Il 34° Presidente degli Stati Uniti, traendo a propria volta ispirazione da uno storico Presidente di Northwestern University (J. Roscoe Miller), era solito dire:
“Ho due ordini di problemi: l’urgente e l’importante. L’urgente di rado è importante e l’importante non è quasi mai urgente”
Il pensiero di Eisenhower è stato ripreso e approfondito da Stephen Covey, che lo ha condensato in una matrice tanto semplice da rischiare di apparire banale.
Il segreto, e la complessità, risiede nel distinguere tra attività prioritarie e urgenti:
- ciò che è importante e urgente va affrontato immediatamente;
- ciò che è importante e non urgente va pianificato (non significa procrastinato!);
- ciò che è urgente ma non troppo importante, deve essere delegato.
Se ti stai chiedendo cosa fare delle attività non importanti e non urgenti, la strada verso una corretta gestione del tempo è ancora lunga…
La tecnica del Pomodoro
Dal Comandante Supremo degli Alleati a uno studente italiano con la passione per la programmazione.
Il salto può sembrare eccessivo, ma Francesco Cirillo merita un posto nella storia del Time Management, perché la sua Tecnica del Pomodoro ha ottenuto grandi consensi.
Il nome della tecnica ha origini molto semplici: il timer nella cucina di Cirillo aveva l’aspetto di un pomodoro. E quel timer fu di grande ispirazione nella battaglia contro la distrazione da lui intrapresa.
La tecnica può esse riassunta nei seguenti passaggi:
- scelta l’attività da svolgere, ne viene stimata la durata, dividendola poi in sessioni da 25 minuti;
- al termine di ogni sessione è prevista una breve pausa (5 minuti), nella quale è importante distrarsi e allontanarsi dalla postazione di studio/lavoro;
- ogni 4 sessioni, la pausa è più lunga (da 15 a 30 minuti) e, per facilitare il processo di ricarica delle energie, è consigliato svolgere una qualche forma di attività fisica o manuale.
Eat the Frog
Mangia la rana, che per la verità nella traduzione italiana diventa ‘Non fare lo struzzo’, è il libro che riassume la teoria di Brian Tracy.
Il fulcro è combattere l’umana tendenza a procrastinare, soprattutto le attività più pesanti, che purtroppo sono spesso anche le più rilevanti.
Tracy suggerisce di dividere le attività a seconda dell’impatto:
- conseguenze assai rilevanti
- conseguenze moderate
- conseguenze assai modeste
I task vanno affrontati in ordine di priorità: non puoi intraprendere un’attività della categoria 2 prima di aver portato a termine tutte quelle della categoria 1.
Ci sono altre due categorie da tenere in considerazione:
- ciò che può essere svolto da qualcun altro, va delegato
- ciò che può essere ignorato, va eliminato
Getting Things Done
Il GTD è il metodo in 5 fasi brevettato da David Allen:
- Raccogliere in una lista tutte le attività da svolgere
- Esaminare: devo/posso farlo subito? È delegabile?
- Organizzare: collegare le attività, assegnare eventuali scadenze
- Rivedere: aggiornare la lista quando se ne presenti la necessità
- Fare: passare all’azione, ispirati da ciò che emerso nelle fasi precedenti
A corredo va considerata la Regola dei 2 minuti: se un’attività può essere svolta molto rapidamente, non vale la pena metterla in lista. Quando si impiega più tempo a immetterla nel sistema, che a portarla a termine, è evidente che bisogna affrontarla immediatamente.
Un concetto centrale nella teoria di Allen è la creazione di una memoria esterna.
La mente umana è un sistema di memoria limitato e inefficiente, perciò è necessario alleggerirla il più possibile.
Se non deve ricordare una serie di attività da svolgere, avrà più spazio per concentrarsi sull’esecuzione.
The Focus Funnel
Procrastinare non è unanimemente visto come un problema.
Nel celebre ‘Procrastinate on purpose’, Rory Vaden sostiene che, in alcuni casi, rimandare un’attività sia legittimo se non addirittura doveroso.
Vaden pone l’accento sulla domanda che ci dobbiamo porre:
- ‘cosa devo fare oggi?’ non può funzionare,
- ‘qual è la cosa più importante che voglio fare oggi?’ si avvicina, ma ancora non coglie nel segno,
- ‘cosa posso fare oggi che mi farà stare meglio domani?’ è il quesito che può aiutare a stabilire correttamente le priorità.
Su questa premessa, nasce il Focus Funnel.
- Posso evitare/eliminare questa attività?
- Se non posso evitarla, posso automatizzarla?
- Se non posso evitarla o automatizzarla, posso delegarla? Posso insegnare ad altri come farla?
- Se non posso evitarla/automatizzarla/
delegarla, devo occuparmene ora o è meglio rimandarla?
La chiave è capire quale attività, se svolta, mi permetterà di risparmiare tempo domani. Da ciò la promessa (da interpretare correttamente) che il metodo offre: moltiplicare il tempo.
Concetti strumentali a migliorare il Time Management
Alcuni elementi sono comuni alla varie teorie, perché costituiscono, a seconda dei casi, l’origine del problema o della soluzione.
Definizione delle priorità e capacità di delega rappresentano la base di lancio di qualunque progetto volto a migliorare la gestione del tempo.
Il Multitasking non è una virtù, ma nella maggior parte dei casi la tomba dell’efficienza. Come le continue distrazioni che arrivano sotto forma di notifiche (mail e altre forme di comunicazione scritta).
Procrastinare, con buona pace di Vaden (o meglio, pur con le eccezioni partorite da Vaden), ci rallenta, mentre perseguire un obiettivo cui teniamo, produce l’effetto inverso.
Gestire il tempo significa anche non dimenticare il Principio di Pareto, tanto caro alla metodologia Six Sigma : basta aggredire il 20% delle cause per risolvere l’80% del problema.
Il segreto del Time Management
La sostenibilità economica è essenziale per garantire uno sviluppo che sia duraturo e capace di creare benessere a lungo termine. Integrando la sostenibilità nelle pratiche aziendali e nelle politiche pubbliche, non solo proteggiamo l’ambiente e promuoviamo l’inclusione sociale, ma creiamo anche opportunità economiche significative. La transizione verso un’economia sostenibile richiede un impegno collettivo da parte di governi, imprese e individui. Solo attraverso la cooperazione e l’innovazione possiamo costruire un futuro in cui lo sviluppo economico e la sostenibilità vadano di pari passo, assicurando prosperità per le generazioni presenti e future.
