Evento Kaizen: un piccolo passo verso un grande miglioramento

L’evento Kaizen è una delle attività più comuni della filosofia Lean.

È lo strumento nato per tradurre in pratica il concetto di Miglioramento Continuo.

Kaizen, infatti, è il frutto della traslitterazione di due caratteri giapponesi che si fondono nel concetto di miglioramento in cui tutti sono coinvolti e responsabilizzati. Ottimizzazione continua e graduale, fondata sul principio che piccoli cambiamenti portano a miglioramenti significativi e duraturi nel tempo.

Generalmente un Evento Kaizen ha come obiettivo specifico il miglioramento di un processo, la risoluzione di un problema urgente o l’ottimizzazione di una particolare area dell’azienda.

Si concentra su un problema che ha un impatto evidente su efficienza, qualità, o flusso di lavoro. Attraverso il lavoro di squadra, si cerca di trovare soluzioni rapide ed efficaci.

Può durare da uno a cinque giorni, a seconda della complessità del problema da affrontare.

Durante il periodo stabilito, le risorse coinvolte sono dedicate esclusivamente al problema specifico.

Definizione

Fasi di un Evento Kaizen

• Preparazione: vengono definiti gli obiettivi specifici, la squadra di lavoro e il problema da risolvere. Durante questa fase è raccolto il materiale necessario per le analisi preliminari.
• Osservazione: si analizza il processo attraverso il coinvolgimento diretto nel lavoro quotidiano, si raccolgono dati per identificare inefficienze o problemi, si mappa  il flusso del lavoro attraverso strumenti come il diagramma di flusso o il diagramma di valore.
• Analisi: si identificano le cause principali dei problemi attraverso tecniche come il Diagramma di Ishikawa e i 5 Whys (5 Perché), che aiutano a scavare a fondo per arrivare alla radice dei problemi (RCA: Root Cause Analysis).
• Soluzione: si propongono modifiche al processo e si testano soluzioni di miglioramento (per esempio riorganizzando la disposizione di lavoro o eliminando attività che non aggiungono valore).
• Implementazione e verifica: le soluzioni vengono messe in pratica e si monitorano i risultati. Qualora sia necessario, vengono disposti aggiustamenti.
• Follow-up: si valutano gli effetti dei cambiamenti per verificare se gli obiettivi fissati siano stati raggiunti. In caso di risposta affermativa, si stabiliscono misure di controllo per garantire che i miglioramenti durino nel tempo.

Chi partecipa agli Eventi Kaizen?

Il team di lavoro di un Evento Kaizen deve avere competenze trasversali e per questo è composto da membri di diverse aree aziendali.

Vi partecipano risorse appartenenti a vari livelli della piramide aziendale (operai, tecnici, manager) e a diversi reparti e funzioni. A seconda della natura del problema, può accadere che della squadra facciano parte anche fornitori o clienti.

Ogni membro porta in dote la propria esperienza e il proprio punto di vista: ciò favorisce una visione a 360° della problematica e l’opportunità di scegliere tra una maggiore varietà di possibili soluzioni. In un simile contesto, anche la guida e la gestione del team possono essere variabili e ispirate grande dinamicità.

Gli aspetti imprescindibili sono l’autonomia del gruppo (secondo la logica del Project Management) e la massima collaborazione all’interno dello stesso.

Strumenti e tecniche utili durante un Evento Kaizen

• Brainstorming: l’interazione e la condivisione di conoscenze e competenze sono alla base dell’efficacia di un Evento Kaizen. L’analisi di un problema e la ricerca della soluzione necessitano del contributo di tutte le parti coinvolte nel processo e il Brainstorming, con la sua apparente informalità, agevola la partecipazione.
• Value Stream Mapping: la mappatura del flusso di valore, come del resto ogni strumento che permetta di riassumere graficamente il processo, è fondamentale per descrivere ciò che avviene e identificare inefficienze e sprechi.
• Diagrammi di Ishikawa, noto anche come diagramma causa-effetto, o a lisca di pesce: grazie all’ispirazione garantita dalle fonti di variabilità (6 nella teoria dell’ingegnere giapponese), emergono le cause che hanno generato l’effetto indesiderato. Per essere efficace richiede un’atmosfera assimilabile a quella del Brainstorming.
• 5 Whys: la tecnica dei ‘5 Perché’ risulta di grande utilità quando è stata individuata una causa, ma sorge il dubbio che sia in realtà un effetto di una causa ben più profonda. Attraverso ripetuti ‘perché?’, si indaga su quale sia la causa radice del problema, cioè quell’evento che, estirpato, garantirà il miglioramento atteso.
• PDCA (Plan-Do-Check-Act: pianifica, fai, controlla, aggiorna/standardizza): è un ciclo iterativo finalizzato al miglioramento continuo, perlopiù utilizzato per testare e implementare cambiamenti nel processo.
• Poka-Yoke: metodologia disegnata per ridurre al minimo la probabilità che l’efficienza di un processo sia intaccata dagli errori umani. L’obiettivo è quello di progettare sistemi che prevengano gli errori o, quantomeno, che li identifichino e li correggano rapidamente.
• Kanban: è un sistema di Visual Management che permette di ottimizzare il flusso del lavoro, migliorando la gestione dei materiali e delle informazioni. In particolare facilita la riduzione delle scorte e abbatte i tempi di approvvigionamento, in particolare di materiali di scarso valore economico, ma strumentali al corretto funzionamento del processo.
• Matrice delle Priorità: aiuta nella scelta tra le varie opportunità di miglioramento emerse durante le analisi precedenti. Generalmente la valutazione viene fatta in base a criteri come l’impatto e la fattibilità.

Perché fare un Evento Kaizen?

Un evento Kaizen garantisce una lunga lista di benefici: alcuni sono immediati e rappresentano la finalità dello strumento, altri impattano sull’azienda a medio e lungo termine.

• Cultura Proattiva: viene promossa una gestione in cui ogni persona si sente protagonista e di conseguenza responsabile. Tutti sono incoraggiati a identificare le criticità e a suggerire soluzioni, non solo nel breve periodo dell’evento, ma in ogni situazione che ne suggerisca la necessità.
• Coinvolgimento: i membri del team collaborano attivamente e senza preclusioni dettate dalla gerarchia. Le singole competenze individuali sono tutte strumentali al raggiungimento dell’obiettivo.
• Sviluppo delle Competenze: questi eventi offrono una fantastica opportunità di formazione on the job. La condivisione di competenze e conoscenze, peraltro, è l’ideale premessa alla creazione di un clima di collaborazione.
• Rafforzamento dei legami interni: lavorare in team, a maggior ragione se la squadra è trasversale, su un progetto comune rafforza le relazioni, non solo tra i membri del team, ma anche tra i vari reparti. Un evento Kaizen manda anche un chiaro messaggio: la collaborazione è un valore fondamentale e lavorare in squadra conviene.
• Identificazione degli Sprechi : ogni processo, per quanto disegnato in maniera ideale, tende a cadere vittima di attività a non valore aggiunto (NVA) quando dalla teoria si passa alla pratica. Dedicarsi all’analisi di ciò che realmente accade porta facilmente a evidenziare piccole e grandi inefficienze che si traducono in aumento dei costi. Evidenziarle è il primo passo verso l’ottimizzazione.
• Cultura della Qualità: viene trasmesso il messaggio che per emergere, per essere competitivi, bisogna investire sulla qualità del prodotto/servizio che viene offerto ai clienti. Efficientare non significa semplicemente ridurre i costi, ma soprattutto aumentare il valore percepito dall’utilizzatore finale.
• Cultura della Misura: le decisioni non vengono più prese ‘di pancia’, affidandosi all’esperienza (pur preziosa) e alle sensazioni. Il dato diventa il protagonista, sia per far emergere i contorni del problema, sia per valutare l’efficacia delle azioni di miglioramento.
• Soluzioni Rapide: il grande limite dell’essere umano, quando si rapporta al miglioramento, è la fretta. Ha bisogno di vedere immediatamente i frutti dei propri sforzi, per dimostrare che non sono stati vani. In quest’ottica, l’Evento Kaizen è quanto di meglio si possa immaginare: breve, intensivo, veloce, sia nel generare soluzioni, sia nell’implementarle. I risultati arrivano in tempi molto rapidi e sono tangibili.
• Cultura dell’Innovazione: la collaborazione è l’anticamera della creatività. Mettere nella stessa stanza persone con funzioni e competenze differenti, facilita l’emergere di idee nuove, che singolarmente nessuno avrebbe potuto generare. Il punto di vista altrui allarga i nostri orizzonti, regalandoci prospettive imprevedibili.
• Flessibilità: l’organizzazione impara a essere agile e reattiva ai cambiamenti del mercato, migliorando la propria capacità di adattamento.

Esempi di Eventi Kaizen

Come gran parte degli strumenti del Lean Thinking, l’Evento Kaizen può abbracciare una vasta gamma di settori produttivi. Laddove esista un processo, c’è anche la possibilità di renderlo più efficiente.

Ovviamente l’evento Kaizen avrà obiettivi diversi a seconda dell’ambito di applicazione.

• Produzione industriale: ridurre i tempi di ciclo della produzione, migliorare il layout della fabbrica, eliminare colli di bottiglia nelle linee di assemblaggio.
• Amministrazione: snellire il processo di approvazione dei documenti, migliorare la gestione delle comunicazioni interne, automatizzare le attività ripetitive.
• Logistica: ridurre i tempi di picking, minimizzare le giacenze e ridurre il capitale immobilizzato, ridurre i tempi di attesa per i mezzi di trasporto presso il magazzino.
• Formazione e Sviluppo del Personale: creare un programma di Mentorship e Coaching, organizzare eventi di formazione basati su simulazioni e role playing, prevedere riunioni di revisione periodica.
• Ambito commerciale: mappare il Customer Journey identificando punti di contatto critici, implementare un sistema di feedback dei clienti, sviluppare offerte personalizzate.
• Settore Sanitario: ottimizzare i flussi di pazienti, migliorare la gestione delle scorte, ridurre i tempi di attesa.
• Settore Alimentare: ridurre gli scarti di produzione, migliorare la tecnica di conservazione delle materie prime, ottimizzare le scorte.
• Sviluppo Software: refactoring del Codice, ottimizzare i processi di Build e Deployment, ridurre il Debito Tecnico.

Evento Kaizen: conclusioni

L’Evento Kaizen è una potente leva per il miglioramento continuo, che consente alle aziende di ottenere risultati concreti in breve tempo attraverso la collaborazione di tutti i membri del team. Pur concentrandosi su piccoli cambiamenti, l’effetto cumulativo nel lungo periodo può portare a un aumento significativo dell’efficienza e della qualità.

In sintesi, è un modo efficace per

• promuovere il miglioramento continuo,
• coinvolgere i dipendenti,
• ottimizzare i processi aziendali.