Analisi dei processi aziendali: il trampolino del miglioramento

L’analisi dei processi aziendali è, prima di ogni altra cosa, una fonte privilegiata di conoscenza. 

Se vuoi ottimizzare i processi che caratterizzano la tua azienda, devi innanzitutto conoscerli, comprenderli. 

Non puoi farlo studiando le procedure e i protocolli nascosti nei cassetti (della scrivania o del computer), ma solo scendendo nel gemba e registrando ciò che realmente accade.

Le informazioni così ottenute e la conseguente analisi rappresentano il punto di partenza per un’azione di miglioramento  che, attraverso una maggiore efficienza operativa, permetta di ridurre i costi, di aumentare la qualità e, conseguentemente, di garantire un vantaggio sensibile in termini di competitività nel mercato.

Le macro-fasi sono dunque tre:

1. Comprendere
2. Valutare
3. Migliorare

Per quanto possano sembrare complesse e impegnative le ultime due, il vero scoglio è sempre l’uscita dai blocchi.

Dietro a quel ‘comprendere’ c’è un universo spesso imperscrutabile, per svelare il quale sono necessarie impegno, curiosità, doti comunicative e relazionali, resilienza e intuizione in egual misura.

La mappatura  è il primo e più importante passo verso il successo e, in quest’ottica, il sostegno di una metodologia solida come il Lean Six Sigma  può risultare determinante.

Come la mappatura rappresenta la base di ciò che è stato definito il ‘comprendere’, allo stesso modo una corretta identificazione delle fasi del processo, delle interazioni tra di esse e tra le risorse coinvolte, è fondamentale per rendere credibile la suddetta mappatura. 

Analisi dei processi aziendali: definizione

Le fasi dell’analisi dei processi aziendali

1. Identificazione del processo: è la prima fase, ma in realtà potrebbe essere divisa in due, perché include la scelta del processo da analizzare e la definizione dei suoi confini.
2. Raccolta delle informazioni, in particolare dei dati, quantitativi e qualitativi, utili a descrivere l’attuale funzionamento del processo.
3. Mappatura del processo: grazie alle informazioni reperite, è possibile dare forma grafica all’insieme di attività, flussi di lavoro, decisioni e interazioni che riassumono il processo nel suo quotidiano svolgimento.
4. Misurazione delle performance: anche questa fase potrebbe essere ulteriormente suddivisa, perché comprende la scelta delle metriche cui affidare la valutazione (qualità, numero di non conformità, costi, tempi, etc.) e la successiva analisi.
5. Identificazione delle opportunità di miglioramento, con particolare attenzione per le attività inefficienti (per esempio, riduzione dei tempi di attesa) e per quelle a non valore aggiunto (delle quali andrà valutata la possibile eliminazione).
6. Scelta delle soluzioni: è la fase più complessa, è il momento in cui le sensazioni e le emozioni devono lasciare spazio all’evidenza offerta dai dati raccolti. Altro elemento fondamentale riguarda la definizione dei parametri che orienteranno la decisione: per fare un esempio, è più importante ottenere risultati celeri o contenere i costi necessari a raggiungere il miglioramento
7. Implementazione della soluzione: le modifiche scelte vengono attuate. Questa fase deve generalmente essere preceduta da un momento di comunicazione del cambiamento (per amministrare la naturale resistenza) e formazione del personale.
8. Monitoraggio: come evidenziato dai padri della metodologia Six Sigma, verificare l’efficacia delle nuove pratiche (valutazione della nuova performance) e il rispetto delle stesse (perché tornare alle vecchie abitudini è tendenza comune) è elemento imprescindibile. In caso contrario, il cambiamento non sarà destinato a durare e gli effetti svaniranno con impressionante rapidità.

I vantaggi di una corretta analisi dei processi aziendali

• Valutazione della performance: iniziare un simile procedimento garantisce un vantaggio immediato, perché sana un vizio comune delle organizzazioni, cioè dimenticare l’importanza di una periodica valutazione dei processi. Stabilire KPI attendibili e una frequenza di monitoraggio, permette di tenere sotto controllo l’efficienza operativa, garantendo al sistema una costante tendenza al miglioramento.

• Identificazione delle inefficienze: una corretta mappatura dei processi permette di conoscerli (non come dovrebbero essere, ma come realmente sono) ed evidenzia passaggi ridondanti, colli di bottiglia e altre problematiche (ritardi, attese) che influiscano sul corretto utilizzo di tempo e risorse. Aggredire gli sprechi significa ridurre i costi operativi.

• Gestione del carico di lavoro: la conoscenza del processo permette di valutare l’efficiente bilanciamento dei carichi di lavoro all’interno del team. Questo evita che alcuni lavoratori si sentano oberati e altri sottoutilizzati, favorendo la creazione di un gruppo coeso e disposto al supporto reciproco.

• Miglioramento della comunicazione: quando un processo è inefficiente, generalmente, lo sono le comunicazioni che lo caratterizzano. Ruoli non definiti e responsabilità poco chiare (anche nei rapporti tra i diversi reparti) rallentano la produttività e generano tensioni, impattando negativamente sul clima aziendale e, di conseguenza, sulla motivazione.

• Decisioni efficaci: fare la scelta corretta diventa molto più facile quando si hanno a disposizione tutti gli elementi necessari a prenderla. Un’analisi approfondita sostituisce sensazioni ed emozioni con dati e informazioni: esperienza e competenza rimangono importanti, ma il corredo fa la differenza.

• Compliance e gestione dei rischi: la tendenza a illudersi che protocolli e procedure siano rispettati è pericolosa quando i processi devono essere conformi alle normative e agli standard di settore. Un’analisi dettagliata permette di verificare la corrispondenza tra teoria e pratica, riducendo i rischi legati a eventuali non conformità.

• Flessibilità e disposizione al cambiamento: conoscere il potenziale dei propri processi e mettere in discussione le pratiche abituali (zittire il classico “abbiamo sempre fatto così”) consente di rispondere con maggiore celerità alle variazioni del mercato (nuove tecnologie) e alle richieste dei clienti.

• Allineamento strategico: può sembrare paradossale, ma è uno degli obiettivi più difficili da raggiungere nella maggior parte delle organizzazioni. Spesso chi esercita una funzione all’interno del contesto aziendale persegue traguardi individuali, a volte perfino a discapito dei colleghi di altre sedi, divisioni, dipartimenti, reparti, uffici, etc. Attraverso l’analisi dei processi aziendali, simili incongruenze possono facilmente emergere e, di conseguenza, essere sanate.

• Miglioramento della qualità: oltre a essere l’obiettivo principale dell’analisi, questo è anche il frutto della somma degli aspetti elencati precedentemente. In ottica Lean , però, il concetto andrebbe ridefinito, perché il vero target deve sempre essere la soddisfazione del cliente.

Analisi dei processi aziendali: questione di dati e persone

Mappatura, Identificazione delle Inefficienze, ricerca della Causa Radice, Miglioramento Continuo: nell’era dell’Intelligenza Artificiale suona tutto uniformato a principi statistici, guidato da leggi numeriche, standardizzato. 

E sicuramente, almeno in parte, deve esserlo, ma trascurare l’elemento umano sarebbe un errore imperdonabile.

Gestire i processi, ottimizzarli, è pratica che richiede la collaborazione delle persone che ogni giorno quei processi li mandano avanti.

Senza di loro, procedure e protocolli rimangono sulla carta (su qualche file, più facilmente) e la distanza tra teoria e pratica diventa incolmabile.

Anche perché migliorare presume un cambiamento  e abbandonare la propria routine, uscire dalla comfort zone, non piace a nessuno.

Insomma, cambiare, evolversi, è indispensabile (individualmente e come organizzazione) per adattarsi a una realtà in continuo e rapido mutamento, ma la resistenza al cambiamento è insita in chi quell’evoluzione dovrebbe portarla avanti.

Perciò il cambiamento va gestito con grande attenzione e la parola d’ordine è coinvolgimento.

Nella scelta, quando possibile, sulle ragioni che l’hanno determinata, quando la possibilità non esiste; senza dubbio nella personalizzazione del percorso di formazione necessario a padroneggiare le nuove pratiche.

La paura di ciò che non conosciamo e quella di non riuscire ad adattarci al cambiamento sono i principali freni all’innovazione.

L’altra chiave è una spruzzata di ottimismo, attitudine propria di ogni grande leader, come raccontato egregiamente da Bob Iger, il CEO di Walt Disney.

Incoraggiare, creare autostima: su queste basi può germogliare il frutto di una corretta analisi dei processi aziendali.

Analisi dei processi aziendali: la strada verso il successo

È impensabile parlare di ottimizzazione senza passare attraverso la conoscenza. L’analisi dei processi aziendali è il punto di partenza di ogni percorso di miglioramento, perché prima di cambiare bisogna comprendere cosa non funzioni e perché. 

Tutto nasce da una corretta fotografia di ciò che realmente succede: spesso, purtroppo, non corrisponde a quello che era stato immaginato in sede di definizione della procedura.

L’ottimizzazione è l’ultimo e fondamentale step di un processo (perché di quello sempre si tratta) nel quale dati, numeri e statistiche arrivano in soccorso a sensazioni, intuizioni ed esperienza.

Quando l’analisi qualitativa può giovarsi di quella quantitativa, abbattendo così preconcetti e pregiudizi, la strada verso il miglioramento diventa molto meno ripida.