Lo Smart Working è una delle soluzioni che molte aziende nel mondo hanno adottato per consentire ai propri dipendenti di lavorare anche fuori dall’ufficio. Negli ultimi mesi molto è cambiato, noi stessi siamo stati costretti a farlo, e, nel mondo del lavoro, anche le attività di formazione e di consulenza sono diventate ormai temi centrali quando si parla di Smart Working. E insieme ai cambiamenti pratici sul piano operativo sono arrivati necessariamente anche i cambiamenti di mindset.

All’interno dei nostri percorsi di formazione abbiamo introdotto nuovi argomenti relativi allo Smart Working e alla formazione da remoto, in linea con i bisogni del momento storico che stiamo vivendo. Analizziamoli insieme.

Leadership da remoto e il consolidamento della propria leadership con lo Smart Working

Come cambia la leadership esercitata in presenza rispetto a quella che possiamo esprimere da remoto? Ci sono due parole che possono descrivere in modo chiaro i punti su cui agire per ottenere l’efficacia che stiamo ricercando: fiducia e comunicazione periodica.

Fiducia. Quando lavoriamo da remoto in Smart Working non viviamo la stessa percezione di “controllo” che è possibile avere in presenza, ma è stato dimostrato che, con la fiducia e gli strumenti giusti, le persone possono sentirsi più motivate nel fare un buon lavoro quando vengono promosse indipendenza e libertà decisionale, sia di orari sia di modalità che si adottano per svolgere il proprio lavoro.

Comunicazione periodica. Non dobbiamo spaventarci se abbiamo la sensazione di perdere il controllo della situazione, perché ci è sempre lasciata la possibilità di avvalerci degli strumenti digitali di comunicazione sviluppati proprio per lo Smart Working, e di utilizzare, nello specifico, lo strumento degli appuntamenti periodici online, che possiamo fin da subito iniziare a programmare e fissare con colleghi, collaboratori e clienti. Perché periodici? Perché danno la possibilità di generare un senso di continuità da trasmettere alle persone con cui lavoriamo, in modo che sappiano quando avranno la prossima interazione con noi e possano prepararsi, mentalmente e non solo, all’incontro. Già il solo visualizzare sul monitor quell’appuntamento può creare la giusta motivazione nel compiere un’azione o nel supportare un collega, creando relazione. Vedere davanti a sé la pietra miliare da raggiungere (milestone) incoraggia e sostiene il cammino.

Performance delle attività svolte in Smart Working: come misurarle da remoto

Le performance come indicatori di qualità delle attività svolte in Smart Working sono un argomento di cui si è parlato molto negli ultimi anni. Come possiamo impostare un metodo di misurazione delle performance della attività svolte in Smart Working? Le metodologie e gli strumenti sono i medesimi utilizzati in presenza, con la differenza che alla risorsa è richiesta una partecipazione attiva e responsabile nel monitorare le proprie azioni, raccogliendone i dati e comunicandoli in modo continuativo. È così possibile strutturare un metodo e definire delle tempistiche che sono in linea con l’azienda e con i suoi obiettivi strategici e operativi.

Il primo passo è quello di identificare una lista di obiettivi insieme a ogni risorsa, in linea con quelli aziendali, per poi individuare i relativi KPI di performance delle attività svolte in Smart Working. Grazie alle call periodiche si potrà quindi procedere all’analisi e valutazione condivisa dei KPI, per capire come migliorare, cosa correggere e come modificare le azioni della risorsa per giungere agli obiettivi prefissati.

Il Feedback in modalità Smart Working

Fornire feedback, sia positivi sia negativi in Smart Working, è una competenza da sviluppare, soprattutto in chi gestisce delle risorse. Purtroppo, date le circostanze pandemiche che hanno aggiunto distanza fisica nei nostri rapporti quotidiani con gli altri, la frase “ne parliamo quando ci vediamo” è indeterminata e non più sostenibile. Siamo stati abituati a non trattare argomenti di questo tipo al telefono o in videochiamata, ma come possiamo adattarci adesso a questa nuova modalità imposta?

  1. Parliamo. Iniziamo ad affrontare l’argomento con noi stessi e con i colleghi per capire come ci sentiamo a riguardo e quali sono le nostre resistenze e preconcetti.
  2. Positività. Iniziamo dal positivo, partiamo con un compito più facile: è essenziale dare un buon feedback e impostare una discussione positiva online.
  3. Sperimentiamo gli opposti. Proviamo a parlare di qualche aspetto negativo, ma con i metodi di feedback giusti, senza demotivare la risorsa e con costruttività.

In verità i modelli di leadership non sono molto cambiati, ma con l’intensificazione dello Smart Working sono mutati i canali comunicativi, le nostre abitudini e le modalità di gestione delle persone.

Per migliorare la leadership che ognuno di noi è chiamato a utilizzare sul lavoro, siamo convinti che sia necessario guardare il contesto attuale come una opportunità di crescita e miglioramento anziché una criticità, facendoci parte attiva nel far emergere e sostenere anche a distanza il lavoro del team e, in una visione sistemica, delle individualità che lo costituiscono.

Smart working e Lean Six Sigma

Lo smart working, combinato con la metodologia Lean Six Sigma, consente alle aziende di adattarsi alle dinamiche del mercato attuale attraverso l’ottimizzazione dei processi e la riduzione degli sprechi. Questo approccio integrato non solo favorisce un ambiente lavorativo più flessibile e adattabile, ma migliora anche l’efficienza e la produttività, sfruttando la tecnologia per collegare i team in maniera efficiente e riducendo allo stesso tempo i costi operativi e i tempi di attesa, allineando gli obiettivi di sostenibilità con quelli di crescita aziendale.